Apakah Anda mencari cara yang mudah namun sederhana untuk berkolaborasi dan berbagi tugas dengan tim Anda? Aplikasi Microsoft Planner membantu Anda melakukan hal itu, dan banyak lagi.

Sejak diperkenalkan, aplikasi Microsoft Planner telah membantu berbagai tim di seluruh dunia dengan membantu mereka membuat rencana baru, mengatur dan menetapkan tugas yang berbeda, berbagi dokumen, membahas melalui obrolan apa yang sedang dilakukan oleh setiap orang, dan mendapatkan pembaruan kemajuan pada setiap tugas.

Sederhananya, aplikasi ini menyediakan cara visual untuk mengatur kerja tim, dan tetap diperbarui pada kemajuan untuk berbagai tugas.

Aplikasi ini dibuat untuk Office 365, tetapi hanya tersedia hanya untuk pengguna dengan Office 365 Enterprise (E1-E5), Essentials Bisnis, Premium Bisnis, dan paket berlangganan Pendidikan.

Ini berarti tidak tersedia untuk langganan pemerintah atau penggunaan pribadi.

Beberapa tugas yang dapat Anda penuhi dengan aplikasi Microsoft Planner meliputi:

• Berkolaborasi dengan tim Anda
• Lampirkan file, foto, dokumen, atau tautan
• Tambahkan daftar periksa ke tugas
• Tambahkan komentar ke tugas
• Tandai tugas dengan label
• Tetapkan dan perbarui progres untuk tugas
• Atur atau tambahkan gambar pratinjau untuk tugas
• Lihat kemajuan rencana Anda
• Lihat semua tugas dan rencana
• Terima email tentang tugas dan rencana
• Hapus tugas atau rencana
• Lacak kemajuan dari mana saja, di perangkat apa pun

Cara membuat rencana di aplikasi Microsoft Planner

Microsoft Planner memungkinkan Anda membuat rencana, mengatur dan membangun tim Anda, menetapkan tugas, dan mendapatkan pembaruan kemajuan.

Pengguna yang baru mengenal Microsoft Planner dapat memulai dengan mengunjungi task.office.com, membuat rencana di aplikasi web, lalu melihat dan memperbarui rencana mereka di ponsel. Pengguna yang sudah ada bisa mendapatkan Perencana melalui platform web atau seluler.

Untuk memulai, ikuti langkah-langkah sederhana di bawah ini:

1. Masuk
2. Buat rencana
3. Tambahkan tugas
4. Tetapkan tanggal untuk tugas Anda
5. Kategorikan tugas Anda
6. Tambahkan orang dari tim Anda
7. Tetapkan tugas untuk anggota tim yang berbeda
8. Melacak kemajuan

Langkah 1: Masuk

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Microsoft Planner hanya tersedia untuk langganan pekerjaan atau sekolah, jadi untuk masuk, Anda memerlukan kredensial masuk akun kerja atau sekolah.

Penting untuk dicatat bahwa Anda tidak perlu menginstal perangkat lunak apa pun di PC atau perangkat lain untuk menggunakan aplikasi. Anda cukup menghubungkannya melalui browser web Anda.

Setelah masuk, Anda dapat melakukan hal berikut:

• Akses situs perencana pekerjaan atau sekolah Anda
• Lihat, edit, dan buat rencana
• Lihat, edit, dan buat tugas
• Mengobrol dengan anggota tim
• Melacak kemajuan pada rencana dan tugas

Berikut cara masuk ke Microsoft Planner:

1. Buka browser web
2. Pada bilah alamat, ketik http://office.com/signin atau
3. Tekan tombol Enter di keyboard Anda
4. Pilih akun yang ingin Anda masuki
5. Masukkan alamat email dan kata sandi Anda untuk akun yang telah Anda pilih
6. Masuk

Catatan: jika Anda sudah masuk, atau memiliki lingkungan Office 365 untuk tempat kerja Anda, Anda bisa terhubung langsung ke Microsoft Planner melalui peluncur aplikasi.

Ikuti langkah-langkah ini untuk menjalankan ini:

1. Pilih peluncur aplikasi di jendela browser Anda
2. Pilih ubin Planner di halaman beranda, atau panel aplikasi
3. Terhubung ke Perencana

Membuat akun dengan Microsoft Planner

Untuk masuk, lembaga kerja atau sekolah Anda harus mendaftar untuk paket Office 365 yang memenuhi syarat, maka administrator Anda memberi Anda akun.

Jika Anda tidak dapat masuk meskipun demikian, tanyakan kepada kantor atau meja bantuan sekolah Anda.

Langkah 2: Buat rencana

Setelah masuk ke Microsoft Planner, Anda dapat mengakses situs dan dengan demikian dapat melihat paket yang tersedia untuk masing-masing grup Office 365 Anda.

Ada dua jenis rencana: publik, dan pribadi.

Rencana publik dapat dilihat oleh semua orang di organisasi pekerjaan atau sekolah Anda, yang berarti rencana itu muncul setiap kali ada orang di organisasi yang mencari rencana, sedangkan rencana pribadi dapat dilihat oleh orang-orang tertentu yang ditambahkan ke dalam rencana tersebut.

Catatan: Jika Anda menjadikan paket Anda publik atau pribadi, Office 365 Group Anda juga dibuat publik atau pribadi.

Untuk membuat rencana, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih paket dengan membuka Paket favorit atau Semua paket (Anda juga dapat memulai paket baru dengan memilih Paket Baru
2. Jika Anda memilih Paket Baru, beri nama paket Anda

   

3. Pilih siapa yang dapat melihat rencana Anda
4. Pilih Opsi untuk:

• Tambahkan deskripsi
• Putuskan apakah akan berlangganan pemberitahuan anggota baru secara otomatis

1. Buat Rencana

Catatan: membuat paket baru juga membuat Grup Office 365 baru. Ini memudahkan kolaborasi baik di Microsoft Planner, dan aplikasi lain seperti Outlook, dan OneDrive, antara lain.

Setelah Anda membuat rencana, langkah selanjutnya adalah menambahkan tugas.

Langkah 3: Tambahkan tugas, atur tanggal, dan kategorikan

Jadi Anda telah berhasil masuk, membuat rencana, dan sekarang Anda ingin menambahkan tugas ke rencana Anda.

Menambahkan tugas hanyalah merinci apa yang perlu dilakukan dan oleh siapa.

Berikut cara menambahkan tugas ke paket Anda:

1. Di bawah kotak Aktivitas, masukkan nama tugas
2. Pilih Tambah tugas (Anda dapat menambahkan beberapa tugas dengan mengetikkan nama tugas lalu tekan enter, dan terus mengetik untuk menambah lagi. Jika Anda tidak dapat melihat kotak Aktivitas, klik tanda + plus untuk menampilkan kotak, lalu tambahkan tugas

Anda dapat menambahkan lebih banyak detail pada tugas Anda dan menentukan penampilan di Papan.

Microsoft Planner memungkinkan Anda melakukan hal-hal berikut dengan tugas yang Anda buat:

• Tetapkan gambar pratinjau untuk setiap tugas. Untuk melakukan ini, lampirkan file, foto, atau tautan ke tugas, atau tambahkan daftar periksa.

Foto, file, atau tautan pertama yang Anda lampirkan menjadi pratinjau. Jika Anda ingin menggunakan lampiran berbeda sebagai pratinjau Anda, atau menggunakan deskripsi sebagai gantinya, pilih tugas, lalu pilih Tunjukkan di kartu. Untuk menghapus pratinjau, hapus centang kotak Show on card.

• Tambahkan tugas mulai dan tanggal tenggat. Untuk melakukan ini, pilih tugas, lalu tambahkan tanggal mulai, dan tanggal tenggat.

Tanggal juga dapat ditambahkan setiap kali Anda membuat tugas baru dengan memilih Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo.

Jika Anda menemukan tanggal berwarna merah, itu berarti tugasnya sudah lewat meskipun itu masih dalam proses.

• Tandai tugas dengan label. Label membantu Anda dengan cepat menemukan sifat yang dibagi oleh tugas yang berbeda seperti lokasi, waktu, dan persyaratan tugas.

Untuk menambahkan label ke tugas Anda, buka Papan, pilih tugas, pilih kotak berwarna di sebelah kanan, lalu pilih bendera yang akan Anda gunakan dan beri nama.

Langkah 4: Tambahkan orang ke tim Anda

Untuk menambahkan orang ke tim Anda, ikuti langkah-langkah ini:

• Pergi ke Perencana
• Pilih Anggota
• Masukkan nama anggota yang ingin Anda tambahkan

Catatan: saat ini Anda hanya dapat menambahkan orang dalam organisasi Anda. Namun, ada rencana dalam pengembangan untuk memungkinkan pengguna menambahkan orang di luar organisasi mereka. Anda bisa melihat lebih banyak fitur yang saat ini dalam pengembangan di Road 365 Office 365.

Setelah menambahkan orang, Anda dapat menetapkan tugas untuk mereka.

Jika Anda perlu menghapus seseorang dari daftar, atau tidak lagi membutuhkan seseorang dalam rencana Anda, ikuti langkah-langkah ini:

1. Pilih panah di sebelah Paket anggota
2. Arahkan orang yang ingin Anda hapus
3. Pilih tiga titik
4. Pilih Hapus

Langkah 5: Melacak kemajuan

• Atur dan perbarui progres tugas. Aplikasi Microsoft Planner mengategorikan tugas menjadi belum dimulai, sedang berlangsung, dan selesai.

Anda dapat memperbarui progres dengan memilih tugas, lalu gunakan menu turun Progress. Anda dapat menggunakan daftar periksa untuk melacak kemajuan tugas. Namun, jika Anda mencari rencana yang lebih luas, atau untuk melihat kemajuan tugas secara keseluruhan, tampilan Grafik akan menyediakan ini untuk Anda. Setelah Anda selesai dengan tugas, tandai sebagai selesai dengan menunjuk ke sana, dan pilih tanda centang.

Catatan: Anda dapat melihat tugas yang diselesaikan dengan menggulir ke bawah daftar tugas dan pilih Tampilkan selesai.

Setelah tugas Anda ditetapkan, Anda dapat mengaturnya ke dalam ember dan menambahkan tugas yang akan Anda kolaborasi saat bekerja.

Cara mendapatkan pemberitahuan email tentang tugas

Kadang-kadang Anda ingin melacak tugas Anda saat bepergian, dan ini dimungkinkan melalui pemberitahuan email pada aplikasi Microsoft Planner.

Pemberitahuan email diaktifkan setelah Anda membuat rencana, ketika Anda ditambahkan sebagai anggota dari rencana yang ada, jika anggota lain mengomentari tugas yang Anda komentari, jika pemilik paket mengaktifkan pemberitahuan aktivitas tugas, atau jika Anda berlangganan ke rencana.

Pemilik paket juga dapat mengirim pemberitahuan melalui aplikasi, ke feed paket kapan pun tugas diberikan, atau ditandai sebagai selesai.

Pemberitahuan biasanya dinonaktifkan secara default, jadi untuk menerimanya Anda harus mengaktifkannya.

Untuk mendapatkan pemberitahuan email, inilah yang perlu Anda lakukan:

• Pilih tiga titik di sebelah kanan paket Anda
• Pilih Edit paket

  

• Pilih Kirim pemberitahuan tentang penugasan tugas dan penyelesaian tugas ke umpan percakapan paket
• Centang kotak untuk menghidupkan notifikasi (untuk mematikan notifikasi, hapus centang pada kotak yang sama).

Untuk berlangganan paket, pilih tiga titik di sebelah kanan paket, lalu pilih Ikuti paket di kotak masuk. Lakukan hal yang sama untuk berhenti berlangganan, tetapi pilih Berhenti mengikuti paket di kotak masuk.

Pro dan Kontra dari aplikasi Microsoft Planner

Pro

• Atur kerja tim dan selesaikan lebih banyak
• Mudah digunakan karena Anda dapat meluncurkannya dengan satu klik
• Atur kerja secara visual
• Visibilitas dan transparansi
• Kolaborasi tanpa batas dengan tim Anda
• Email pemberitahuan tentang tugas dan rencana
• Bekerja di semua perangkat Anda
• Saluran yang tersedia untuk mengirim umpan balik jika ada masalah pemecahan masalah dengan aplikasi

Cons

• Tidak tersedia untuk penggunaan pribadi, atau pemerintah
• Aplikasi tidak sepenuhnya dikembangkan seperti aplikasi kolaborasi tim lain seperti Asana, karena beberapa fitur masih dalam pengembangan

Unduh aplikasi Planner dari Microsoft Office Store.

Bagikan dengan kami pengalaman Anda menggunakan aplikasi Microsoft Planner di bagian komentar di bawah ini.